คำถามที่ทีมงานเราเจอบ่อยที่สุดคือ "โปรแกรม HR ราคาเท่าไหร่" — คำตอบสั้นคือตั้งแต่หลักพันถึงหลักแสนต่อปี แต่คำตอบที่มีประโยชน์กว่าคือ ต้องเข้าใจโครงสร้างราคาก่อน เพราะสองเจ้าที่เสนอตัวเลขเท่ากัน อาจมีค่าใช้จ่ายจริงต่างกันมากเมื่อใช้ไปครบปี

โครงสร้างราคา 4 แบบในตลาดไทย

โครงสร้างราคาโปรแกรม HR ในไทยมี 4 แบบ:

  1. คิดต่อหัวต่อเดือน (Per User)
  2. คิดเป็นแพ็กเกจตามช่วงจำนวนพนักงาน
  3. ซื้อขาด (License) + ค่าดูแลรายปี
  4. ฟรี / Freemium

1. คิดต่อหัวต่อเดือน (Per User)

พบมากที่สุดในระบบ Cloud ราคาราว 20–100 บาท/คน/เดือน ข้อดีคือเริ่มถูกและขยายตามจริง ข้อควรระวังคือ นับหัวอย่างไร — บางเจ้านับพนักงานที่ลาออกระหว่างเดือนด้วย บางเจ้านับเฉพาะ active user ถามให้ชัดว่าพนักงานเข้า–ออกบ่อย (เช่นธุรกิจร้านอาหาร) จะโดนคิดอย่างไร

2. คิดเป็นแพ็กเกจตามช่วงจำนวนพนักงาน

เช่น แพ็กเกจ 1–50 คน, 51–200 คน จ่ายรายปี ข้อดีคืองบคงที่ วางแผนง่าย เหมาะกับองค์กรที่จำนวนคนนิ่ง จุดที่ต้องดูคือถ้าพนักงานเกินช่วงมา 2–3 คน ต้องกระโดดไปแพ็กเกจถัดไปเลยหรือมีความยืดหยุ่น (HRPM ใช้โมเดลนี้ — ดู ราคาแพ็กเกจ)

3. ซื้อขาด (License) + ค่าดูแลรายปี

จ่ายก้อนแรกหลักหมื่นถึงหลักแสน แล้วจ่าย MA (Maintenance) ปีละ 15–20% ของราคา license เหมาะกับองค์กรใหญ่ที่มีทีม IT เอง แต่สำหรับ SME มักไม่คุ้ม เพราะภาระ server, backup และ security ตกเป็นของคุณทั้งหมด (อ่านเพิ่มที่ HR Online ต่างจากระบบติดตั้งในเครื่องอย่างไร)

4. ฟรี / Freemium

ฟรีจริงแต่จำกัดจำนวนคน ฟีเจอร์ หรือเก็บข้อมูลย้อนหลังสั้น เหมาะกับทีมเล็กมาก ๆ ที่ยังไม่ทำ Payroll ในระบบ (เราเขียนแยกไว้ที่ โปรแกรม HR ฟรี ดีจริงไหม)

ค่าใช้จ่ายแฝง 6 รายการที่ใบเสนอราคามักไม่บอก

  1. ค่า setup / implementation — บางเจ้าคิดค่าตั้งค่าระบบเริ่มต้น 5,000–50,000 บาท ถามว่ารวมการ import ข้อมูลพนักงานเดิมหรือไม่
  2. ค่าอบรม — อบรมครั้งแรกฟรี แต่อบรมพนักงานใหม่รอบถัดไปคิดเงินหรือเปล่า
  3. โมดูลแยกขาย — ราคาโฆษณาอาจรวมแค่ลงเวลา ส่วนขอลา, OT, สลิปออนไลน์, ล.ย.01 คิดเพิ่มเป็นโมดูล รวมแล้วแพงกว่าเจ้าที่ให้ครบตั้งแต่แรก
  4. ค่า export ข้อมูล — สำคัญที่สุดแต่ถูกถามน้อยที่สุด: ถ้าวันหนึ่งจะย้ายระบบ ดึงข้อมูลทั้งหมดออกมาได้ฟรีไหม ได้ในรูปแบบไหน
  5. ค่า support — ตอบใน LINE ฟรีไหม หรือเฉพาะอีเมล มี SLA ตอบภายในกี่ชั่วโมง
  6. ราคาปีต่ออายุ — ปีแรกลดราคา ปีสองกลับราคาเต็ม ถามราคาปีที่ 2–3 ตั้งแต่ก่อนเซ็น

วิธีคำนวณงบที่ถูกต้อง: ต้นทุนรวมต่อปี ÷ จำนวนพนักงาน

สูตรที่แนะนำให้ใช้เทียบทุกเจ้า:

(ค่าแพ็กเกจรายปี + ค่า setup ปีแรก + ค่าโมดูลเสริมที่ต้องใช้จริง) ÷ จำนวนพนักงาน ÷ 12 = ต้นทุนจริงต่อคนต่อเดือน

แล้วเทียบกับเวลาที่ HR ประหยัดได้: ถ้า HR 1 คนใช้เวลาปิดเงินเดือน 3 วันต่อเดือน ลดเหลือครึ่งวัน เท่ากับได้เวลาคืน 2.5 วัน × 12 เดือน = 30 วันทำงานต่อปี — มูลค่ามากกว่าค่าระบบเกือบทุกกรณี

คำถามที่ควรถามก่อนตัดสินใจ (พิมพ์ไปถามได้เลย)

  • ราคานี้รวมโมดูลอะไรบ้าง — ลงเวลา / ขอลา / OT / Payroll / สลิปออนไลน์ / เอกสารภาษี?
  • ค่า setup และ import ข้อมูลพนักงานเดิม คิดเพิ่มไหม?
  • พนักงานเกินแพ็กเกจ 1 คน คิดอย่างไร?
  • ราคาปีต่ออายุเท่าไหร่ ล็อกราคาได้กี่ปี?
  • ถ้ายกเลิก ดึงข้อมูลออกได้ในรูปแบบไหน มีค่าใช้จ่ายไหม?

สรุป

อย่าเลือกโปรแกรม HR จากตัวเลขหน้าโบรชัวร์ — ให้เทียบต้นทุนรวมต่อปีหารต่อหัว และเช็คค่าใช้จ่ายแฝงทั้ง 6 รายการก่อนเซ็นทุกครั้ง HRPM เสนอราคาแบบแพ็กเกจรายปี รวมทุกโมดูลหลักตั้งแต่ลงเวลา GPS สแกนหน้า ขอลา จนถึง Payroll และเอกสารภาษี ไม่มีค่าติดตั้งแอบแฝง — ขอใบเสนอราคาแบบแจกแจงครบทุกรายการได้ที่นี่