ปัญหาที่ HR เจอกันทุกสิ้นเดือน
บริษัทส่วนใหญ่มีเครื่องสแกนนิ้วติดหน้าออฟฟิศอยู่แล้ว ใช้มาหลายปี พนักงานก็ชิน
แต่พอสิ้นเดือน…
- Export ไฟล์จากเครื่องออกมา แล้วนั่งคีย์ลง Excel ทีละคน ทีละวัน
- พนักงาน 50 คน × 22 วันทำงาน = 1,100 รายการ ที่ต้องกรอกมือ
- คีย์ผิดไป 1 ช่อง → เงินเดือนผิด → พนักงานเดินมาทวงถึงโต๊ะ
- บางคนสแกนรัว 2-3 ที เพราะกลัวเครื่องไม่ติด → ข้อมูลซ้ำอีก
ถามจริง ๆ ว่าเวลาที่เสียไปกับงานนี้ HR เอาไปทำอย่างอื่นได้กี่อย่าง?
ทางแก้: อัปโหลดไฟล์เดียว ระบบจัดการให้หมด
ตอนนี้ HRPM รับไฟล์ Export จากเครื่องสแกน (รองรับเครื่องตระกูล HIP/ZKTeco ที่ใช้กันแพร่หลาย) แล้วทำงานแทนคุณทั้งหมด:
1. อ่านเวลาสแกนดิบทุกครั้ง 📄 ไม่ใช้ค่าที่เครื่องคำนวณมา (ซึ่งมักตั้งกะไม่ตรงกับบริษัท) แต่อ่าน "เวลาสแกนจริง" แล้วให้ระบบคำนวณเองตามกะและกฎของบริษัทคุณ
2. แปลงเป็นเข้า-ออกให้อัตโนมัติ ⏰
- สแกนแรกของวัน = เวลาเข้า · สแกนสุดท้าย = เวลาออก
- สแกนรัวติดกัน (เช่น 08:18 สองที) → ยุบเหลือครั้งเดียว
- สแกนครั้งเดียว → บันทึกเฉพาะเวลาเข้า ให้ HR ตามต่อได้
3. ตรวจสอบก่อนเขียนจริงเสมอ 🔍 มีหน้า Preview บอกครบก่อนกดยืนยัน: จับคู่พนักงานได้กี่คน ใครจับคู่ไม่ได้ จะเขียนกี่วัน — ไม่มีการ "เขียนไปก่อนแล้วค่อยแก้"
4. นำเข้าซ้ำได้ ไม่มีข้อมูลเบิ้ล 🔒 วันที่มีข้อมูลอยู่แล้ว (เช่น พนักงานเช็คอินผ่านมือถือ) ระบบข้ามให้ ไม่เขียนทับ — อัปโหลดไฟล์เดิมซ้ำกี่รอบ ข้อมูลก็ไม่ซ้ำ
5. เติมวันที่ถูกตีขาดให้เอง ✨ (อันนี้ชอบสุด) เคยไหม: กดประมวลผลขาดงานไปแล้ว เพิ่งได้ไฟล์จากเครื่องสแกนมาทีหลัง? ระบบแยกออกว่าวันไหนเป็น "ขาดจริง" วันไหนเป็น "ขาดเพราะยังไม่ได้นำเข้า" — วันหลังนี้จะถูกเติมเวลาสแกนให้อัตโนมัติ สถานะเปลี่ยนจากขาดเป็นมา/สายทันที ไม่ต้องล้างข้อมูลทำใหม่
6. คำนวณสายตามกฎบริษัทคุณ ไม่ใช่กฎเครื่อง ⚙️ ผ่อนผันสายกี่นาที กะไหนเข้ากี่โมง หักพักเท่าไหร่ — ทุกอย่างอ่านจากค่าที่ตั้งไว้ในระบบ ตัวเลขเดียวกับที่ payroll ใช้คิดเงิน ไม่มี "เครื่องว่าอย่าง ระบบว่าอย่าง"
ผลลัพธ์
| ก่อน | หลัง |
|---|---|
| คีย์มือ 1,100 รายการ/เดือน | อัปโหลด 1 ไฟล์ |
| ครึ่งวันถึงหนึ่งวันเต็ม | ไม่ถึง 1 นาที |
| คีย์ผิด = เงินเดือนผิด | Preview เห็นก่อนเขียนทุกครั้ง |
| ข้อมูลซ้ำ/ทับกัน | นำเข้าซ้ำได้ ระบบกันให้ |
ใช้ยังไง?
- Export ไฟล์รายงาน (.xls) จากเครื่องสแกนตามปกติ
- เข้าเมนู การลงเวลา → นำเข้าจากเครื่องสแกน (เฉพาะสิทธิ์ HR)
- อัปโหลด → ดูหน้าตรวจสอบ → กดยืนยัน
- เสร็จ ☕ รายงานการเข้างานและเงินเดือนใช้ข้อมูลชุดนี้ต่อได้ทันที
คำถามที่พบบ่อย
รองรับไฟล์จากเครื่องสแกนยี่ห้อไหน?
รองรับไฟล์ Export จากเครื่องตระกูล HIP และ ZKTeco ที่ใช้กันแพร่หลาย เพียงอัปโหลดไฟล์เดียว ระบบจะจัดการนำเข้าให้ทั้งหมด
นำเข้าไฟล์เดิมซ้ำจะทำให้ข้อมูลเบิ้ลไหม?
ไม่ วันที่มีข้อมูลอยู่แล้ว (เช่น พนักงานเช็คอินผ่านมือถือ) ระบบจะข้ามให้ ไม่เขียนทับ อัปโหลดไฟล์เดิมซ้ำกี่รอบข้อมูลก็ไม่ซ้ำ
ระบบใช้เวลาที่เครื่องสแกนคำนวณมาเลยไหม?
ไม่ ระบบอ่านเวลาสแกนดิบจริง แล้วคำนวณเข้า-ออก สาย และพักตามกะและกฎของบริษัทคุณเอง เป็นตัวเลขชุดเดียวกับที่ Payroll ใช้คิดเงิน
ถ้าได้ไฟล์สแกนมาหลังตีขาดงานไปแล้วทำอย่างไร?
ระบบแยกออกว่าวันไหนเป็นขาดจริง วันไหนขาดเพราะยังไม่นำเข้า แล้วเติมเวลาสแกนให้อัตโนมัติ เปลี่ยนสถานะจากขาดเป็นมา/สายทันที ไม่ต้องล้างข้อมูลทำใหม่
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลทำอย่างไร?
Export ไฟล์ .xls จากเครื่องสแกน แล้วเข้าเมนูการลงเวลา เลือกนำเข้าจากเครื่องสแกน อัปโหลดไฟล์ ดูหน้า Preview ตรวจสอบ แล้วกดยืนยัน เสร็จภายในไม่ถึง 1 นาที