นำเข้าไฟล์ Excel จากเครื่องสแกน (.xls/.xlsx)

ถ้าบริษัทมีเครื่องสแกนนิ้วหรือสแกนหน้า ZKTeco หรือ HIP อยู่แล้ว ไม่ต้องคีย์เวลาเข้าระบบเอง เพียงสั่งเครื่องส่งออก (Export) รายงาน AllReport เป็นไฟล์ Excel จะเป็นสกุล .xls หรือ .xlsx ก็ได้ แล้วอัปโหลดเข้า HRPM ระบบจะแสดงผลให้ตรวจก่อนหนึ่งรอบ เมื่อกดยืนยันจึงบันทึกจริง พร้อมจับคู่พนักงานและคำนวณสายกับชั่วโมงทำงานให้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องต่ออินเทอร์เน็ตเข้าเครื่องสแกน

เหมาะกับใคร

วิธีนี้เหมาะกับสองกลุ่ม กลุ่มแรกคือบริษัทที่เครื่องสแกนไม่ได้ต่ออินเทอร์เน็ต เพราะเครื่องอยู่ในวงแลนปิด หรือฝ่ายไอทีไม่อยากเปิดพอร์ตเข้าเครื่องด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย

กลุ่มที่สองคือบริษัทที่อยากคุมจังหวะการนำเข้าเอง อยากตรวจให้แน่ใจก่อนว่าข้อมูลถูกต้อง แล้วค่อยบันทึก ไม่อยากให้ข้อมูลไหลเข้าระบบอัตโนมัติตลอดเวลา

ทั้งสองกลุ่มใช้วิธีเดียวกัน คือส่งออกไฟล์ AllReport จากเครื่อง แล้วอัปโหลดเองตามรอบที่สะดวก จะเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือก่อนปิดงวดก็ได้

รองรับทั้ง .xls และ .xlsx และตรวจไฟล์ให้จริง

เครื่องรุ่นเก่ามักส่งออกเป็นไฟล์ .xls ส่วนรุ่นใหม่ส่งออกเป็น .xlsx ระบบรับได้ทั้งสองแบบ จึงไม่ต้องแปลงไฟล์ก่อนอัปโหลด

ปัญหาที่พบบ่อยคือ ผู้ใช้เปลี่ยนนามสกุลไฟล์เองจาก .xls เป็น .xlsx ทำให้ไฟล์เสียและเปิดไม่ได้ ระบบ HRPM จึงตรวจชนิดไฟล์จากเนื้อข้างในจริง ไม่ได้ดูแค่นามสกุล ถ้าเนื้อไฟล์กับนามสกุลไม่ตรงกัน ระบบจะแจ้งเตือนทันทีตั้งแต่ตอนอัปโหลด ไม่ปล่อยให้ไปเกิดปัญหาตอนประมวลผล

ระบบจะอ่านเฉพาะชีตชื่อ Attendance Record ซึ่งเก็บเวลาสแกนดิบ และจำกัดขนาดไฟล์ไม่เกิน 5MB เพื่อกันไฟล์ผิดขนาดใหญ่มาทำให้ระบบช้า

นำเข้า 2 ขั้นตอน ตรวจก่อน แล้วค่อยบันทึก

จุดนี้คือหัวใจที่ทำให้ HR กดยืนยันได้อย่างมั่นใจ เพราะแยกขั้นตอนตรวจกับขั้นตอนบันทึกออกจากกันชัดเจน

ขั้นที่ 1 อัปโหลดเพื่อตรวจสอบ ระบบอ่านไฟล์แล้วแสดงผลให้ดูก่อน โดยยังไม่บันทึกข้อมูลจริงแม้แต่แถวเดียว หน้านี้บอกครบว่าจับคู่พนักงานได้กี่คน ใครจับคู่ไม่ได้บ้าง และจะบันทึกกี่วัน กี่รายการ

ขั้นที่ 2 ยืนยันการนำเข้า เมื่อตรวจแล้วเรียบร้อย จึงกดยืนยัน ระบบจะบันทึกทั้งชุดพร้อมกัน ถ้ามีปัญหาระหว่างทางจะไม่บันทึกค้างครึ่ง ๆ กลาง ๆ จากนั้นคำนวณสาย ชั่วโมงทำงาน และสถานะตามกะของบริษัทให้อัตโนมัติ

กติกาการอ่านเวลา ที่มาจากงานจริง

• สแกนครั้งแรกของวันคือเวลาเข้า และสแกนครั้งสุดท้ายคือเวลาออก
• ถ้าพนักงานสแกนรัวติดกันหลายที เพราะกลัวเครื่องไม่ติด ระบบจะรวมให้เหลือครั้งเดียว
• ระบบจับคู่รหัสพนักงานในไฟล์กับรหัสพนักงานในระบบ ใครที่จับคู่ไม่ได้จะแสดงไว้ในหน้าตรวจสอบ ระบบจะไม่เดาและไม่นำเข้าให้มั่ว แต่ก็ไม่ทิ้งข้อมูลนั้นไปเงียบ ๆ
• วันไหนที่พนักงานมีข้อมูลลงเวลาอยู่แล้ว เช่น เช็คอินผ่านมือถือมาก่อน ระบบจะข้ามให้ ไม่เขียนทับของเดิม

ข้อสุดท้ายสำคัญกว่าที่คิด เพราะทำให้อัปโหลดไฟล์เดิมซ้ำได้โดยข้อมูลไม่ซ้ำซ้อน เผลอกดนำเข้าซ้ำ หรือไฟล์มีช่วงวันคาบเกี่ยวกับรอบก่อน ก็ไม่ทำให้ข้อมูลพัง

เทียบก่อนและหลังใช้งาน

เริ่มใช้งานอย่างไร

1. สั่งเครื่องสแกนส่งออกรายงาน AllReport เป็นไฟล์ Excel สกุล .xls หรือ .xlsx
2. เข้าเมนู โมดูลเครื่องสแกน แล้วเลือก นำเข้าไฟล์เครื่องสแกน เฉพาะสิทธิ์ HR หรือผู้ดูแลระบบ
3. อัปโหลดไฟล์ แล้วดูหน้าตรวจสอบว่าจับคู่พนักงานครบไหม กี่วัน กี่รายการ
4. กดยืนยันการนำเข้า ระบบคำนวณสาย ชั่วโมงทำงาน และสถานะให้อัตโนมัติ เสร็จภายในไม่กี่วินาที

ทุกครั้งที่นำเข้า ระบบจะบันทึกประวัติไว้ ตรวจย้อนหลังได้ว่าใครนำเข้าเมื่อไร ด้วยไฟล์ไหน

คำถามที่พบบ่อย

รองรับไฟล์ .xls และ .xlsx ทั้งคู่ไหม?

รองรับทั้งสองสกุล และระบบตรวจชนิดไฟล์จากเนื้อข้างในจริง ไม่ได้ดูแค่นามสกุล จึงไม่ต้องแปลงไฟล์ก่อนอัปโหลด ถ้าเนื้อไฟล์ไม่ตรงกับนามสกุล ระบบจะแจ้งเตือนตั้งแต่ตอนอัปโหลด

ต้องส่งออกไฟล์แบบไหนจากเครื่องสแกน?

ส่งออกรายงาน AllReport จากเครื่อง ZKTeco หรือ HIP ระบบจะอ่านเฉพาะชีตชื่อ Attendance Record ที่เก็บเวลาสแกนดิบ และรับไฟล์ขนาดไม่เกิน 5MB

อัปโหลดแล้วระบบเขียนทับข้อมูลเดิมเลยไหม?

ไม่ ระบบแบ่งเป็น 2 ขั้นตอน ขั้นแรกแสดงผลให้ตรวจโดยยังไม่บันทึกจริง เมื่อกดยืนยันจึงบันทึก และวันไหนที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ระบบจะข้ามให้ ไม่เขียนทับ

ถ้านำเข้าไฟล์เดิมซ้ำ ข้อมูลจะซ้ำไหม?

ไม่ซ้ำ เพราะระบบข้ามวันที่มีข้อมูลอยู่แล้วให้อัตโนมัติ อัปโหลดไฟล์เดิมซ้ำกี่ครั้งข้อมูลก็ไม่ซ้ำ เผลอกดซ้ำหรือไฟล์มีช่วงวันคาบเกี่ยวกันก็ปลอดภัย

ต้องต่ออินเทอร์เน็ตเข้าเครื่องสแกนไหม?

ไม่ต้อง วิธีนำเข้าไฟล์เหมาะกับเครื่องที่ต่ออินเทอร์เน็ตไม่ได้ หรือบริษัทที่อยากคุมจังหวะการนำเข้าเอง เพียงส่งออกไฟล์แล้วอัปโหลดตามรอบที่สะดวก